Archivierung CRM InaVIS

Ausgangslage
Für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement nutzt die SFS-Gruppe – seit 2002 – das Tool InaVIS CRM von der Itartis AG. InaVIS schafft die Grundlage für eine effektive und effiziente Bearbeitung sämtlicher Kundeninformationen wie Adressen, Aktivitäten, Besuchsplanungen/-berichte sowie Angebote und Verträge, mit dem Ziel Kundenzufriedenheit und eine effiziente Kundenbearbeitung sicher zu stellen. Mit rund 1'000 Usern und 21 Datenbanken für diverse Marktorganisationen der SFS intec AG, SFS unimarket AG, SFS Locher AG und SFS services AG, ist InaVIS CRM hinter den SAP-Anwendungen die uneingeschränkte Nummer zwei bei den strategischen Applikationen im aktuellen IT-Portfolio.

In den vergangenen acht Jahren produktiven Arbeitens mit InaVIS CRM, wurde das geforderte Ziel erreicht, eine zentrale und einheitliche Sicht auf den Kunden für sämtliche am Verkaufsprozess beteiligten SFS-Mitarbeiter zu realisieren. Durch die Zentralisierung ist im Laufe der Zeit die Datenmenge (Bilder, Filme, Zeichnungen usw.) erheblich gestiegen. Dies führte vermehrt zu Engpässen bei der System-Performance sowohl auf dem entsprechenden Lotus-Notes-Server, aber auch im Datenabgleich mit den lokalen Datenbanken der Aussendienstmitarbeiter.
Die Standard-InaVIS-Archivierung ist bei der AP/IP bereits in Anwendung und kann als Auslagerungsstufe auf dem Lotus-Notes-Server betrachtet werden. Diese Auslagerung von produktiven Daten erreichte vor der Aufschaltung der externen Archivierung eine Grösse von über 64 GB (der Softwarelieferant IBM garantiert eine zuverlässige Systemverfügbarkeit nur bis 64 GB).

Ziel und Nutzen
Durch den Einsatz eines zentralen Archivierungssystems (OpenText) soll die InaVIS AP/IP Aktivitäten-Archive-Datenbank deutlich verkleinert werden. Die regelmässige und durch ein Regelwerk gesteuerte Auslagerung von Attachments und Dokumenten steht im Zentrum einer optimalen Archivierung. Dieser optimierter Archivierungsprozess kann in Zukunft auch von SFS unimarket AG, SFS Locher AG und SFS services AG genutzt werden.

Durch die Entschlackung der produktiven und Archiv-InaVIS-Datenbanken werden folgende positive Effekte erzielt:

- Die physikalische Grenze der Notesdatenbanken wird eingehalten
  und damit ist ein stabiler Betrieb sichergestellt
- Lotus-Notes-Server-Betrieb wird vereinfacht
  (kürzere Verarbeitungszeit und Datensicherung)
- Weniger Abbrüche / höhere Systemverfügbarkeit produktiver
  Lotus-Notes-Server
- Keine zukünftige Speichergrenzen-Probleme von
  Lotus-Notes-Datenbanken
- Höhere Perfomance der InaVIS-CRM-Applikation

Die InaVIS-Live-Aktivitäts-Datenbank bleibt bestehen und ist für den User immer im Zugriff. In der Auslagerungs-Datenbank (Aktivitäten Archive) werden die Anhänge, welche grösser als 100kb sind, automatisch in das OpenText-Archiv ausgelagert.

Aktivitäts-DB
In dieser Datenbank werden die alltäglichen Aktivitäten erstellt, seien es Mails, Briefe oder Faxe. Diese Datenbank wird auch auf die Notebooks der Aussendienstmitarbeiter repliziert. In einem nächsten automatisierten Schritt – mit Zeitvorgabe – werden die Daten vom Bereich (AP/IP) in die Auslagerungs-DB verschoben.

Auslagerungs-DB
In dieser Datenbank sind die Aktivitäten weiterhin ersichtlich, es erfolgt aber keine Replikation auf die Notebooks. Die Anhänge in den Aktivitäten werden jetzt einmal pro Woche über einen Agenten in das OpenText verschoben. Möchte der Anwender eine Mail mit einem Anhang lesen, öffnet der Anwender wie gewohnt das Mail und der Anhang wird aus dem Archiv temporär in das Mail zurückgespielt. In der Nachtverarbeitung wird dieser Anhang wieder aus der Auslagerungs-DB entfernt.

Durch das Projekt ‚Archivierung InaVIS CRM‘ kann eine performante und schlanke Datenbank gewährleistet werden, welche dem Business letzten Endes einen Mehrwert stiftet.