Die SFS Gruppe mit Hauptsitz in Heerbrugg vereint unter ihrem Dach die Bauspezialisten SFS intec, SFS unimarket und SFS Locher. Sie vertreibt – teilweise weltweit – Werkzeuge, Stahl und Produkte für Baubedarf, Befestigungs- und Umformtechnik, chemisch-technische Produkte sowie Beschläge. Die über 4000 Mitarbeiter erzielten im Jahr 2007 einen Umsatz von 1'334 Millionen Schweizer Franken. Ein Fokus der Gruppe liegt auf der Integration und Unterstützung von Supply Chain Management-Prozessen ihrer Kunden.

"DIE LÖSUNG SOLL DIE MENSCHEN IN DER TÄGLICHEN ARBEIT UNTERSTÜTZEN, DIE PROZESSE MÜSSEN STABIL SEIN UND DAS GANZE MUSS EINER WIRTSCHAFTLICHEN BEURTEILUNG STANDHALTEN."
Reto Buchli, Leiter E-Business & SAP Development der SFS Gruppe in Heerbrugg, CH

Um die Zusammenarbeit in den verschiedenen Unternehmensbereichen entlang den Prozessketten zu optimieren, evaluierte SFS vor acht Jahren eine Groupware-Lösung. Man entschied sich für eine Lösung von Itartis, die bei SFS Locher vor mehreren Jahren schnell und zu vertretbaren Kosten eingeführt worden war. Sie erfüllte die komplexen Anforderungen des CRM und berücksichtigte dabei den hohen Stellenwert der Mehrsprachigkeit.

Interview mit Reto Buchli, Leiter E-Business & SAP Development der SFS Gruppe:

Herr Buchli, wo lagen die Knackpunkte in Ihren Betriebsabläufen?
Reto Buchli: „Wir sind ein marktorientiertes Unternehmen mit zahlreichen kundenbezogenen Prozessen und Schnittstellen. Da genügt es nicht mehr, wenn Kundenanrufe mit ausgesuchter Höfl ichkeit, aber ohne Zugriff auf relevante Daten und Dokumente beantwortet werden. Wir haben auch die Erfahrung gemacht, dass mit dem Instrument E-Mail keine wirkungsvolle Prozessunterstützung möglich ist. Der Kunde erwartet heute vom Aussendienst mehr als die Funktion eines ‚mobilen Bestellblocks‘. Ebenso wie der Kundenbetreuer nicht jedes Mal vor einem Gespräch die Debitorenbuchhaltung telefonisch nach dem Stand der Verkäufe und der Zahlungsmoral fragen möchte.
Hinzu kommt, dass die Inkonsistenz von Daten zu Unsicherheit und Fehlern führte, indem die mobilen Arbeitsstationen oft auf einem anderen Stand waren als die zentralen Server. Dass diese Beispiele auf den ersten Blick den Aussendienst betreffen, soll nicht darüber hinwegtäuschen, dass das ganze Unternehmen von diesen Umständen betroffen war.”

Wie haben Sie die Umsetzung der Teilprojekte erlebt?
Reto Buchli: „Die Einfachheit in der Anwendung und die nahtlose Integration in unsere strategische Groupware-Plattform Notes / Domino haben massgeblich zur Akzeptanz seitens aller Mitarbeiter beigetragen. Ein weiterer entscheidender Faktor war zweifellos die hervorragende Zusammenarbeit mit den Itartis-Leuten. Wir haben vom guten Arbeitsklima und der Stabilität des Teams profitiert. Sie können sich sicher vorstellen, was es bedeuten würde, wenn im Laufe eines Projekts immer wieder andere Rolleninhaber auftauchten. Zusammengefasst haben wir Itartis als flexibles, kundenorientiertes Unternehmen kennen gelernt, das unsere Wünsche rasch umsetzt und dennoch langfristig an Anforderungen wie Standardisierung, Erweiterbarkeit und lückenlose Dokumentation denkt. Der Support funktioniert schnell, unbürokratisch und zu fairen Kosten. So gesehen erleben wir mit Itartis sowohl die Vorteile eines Grossen als auch die Stärken eines Kleinen.”

Wie schätzen Sie den Nutzen der Massnahmen ein?
Reto Buchli: „Bei solchen Projekten zählen letzten Endes immer die gleichen Kriterien: Die Lösung soll die Menschen in der täglichen Arbeit unterstützen, die Prozesse müssen stabil sein und das Ganze muss einer wirtschaftlichen Beurteilung standhalten. Das alles haben wir erreicht.
Wir verfügen heute über höchste Datenqualität und Bedienerfreundlichkeit. Eine sauber definierte Systemhierarchie und ein ausgeklügeltes Berechtigungsmodell stellen sicher, dass die Stammdatenpflege die ihr gebührende Aufmerksamkeit erfährt und der Schutz von Daten in jeder Hinsicht gewährleistet ist. Nötige ad-hoc-Berichte sind bereits vorfabriziert und schnell erstellt. Und ein Archivierungskonzept stellt sicher, dass der Umfang an operativen Daten jederzeit unter Kontrolle ist und die Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten erfüllt werden.
Und last but not least haben wir die volle Unterstützung des Managements: Collaboration ist bei SFS kein Schlagwort, sondern eine strategische Komponente in der Bedienung der Kundschaft.”